Protection des renseignements Personnels

L’Agence de recouvrement Commun (ARC) respecte la vie privée des débiteurs avec lesquels elle fait affaire pour le compte de ses clients. L’ARC ne recueille, n’utilise et ne divulgue vos renseignements personnels, c’est-à-dire tout renseignement permettant de vous identifier, que conformément à la présente politique de protection des renseignements personnels. Cette politique est fondée sur le Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation afin de respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). L’ARC s’engage à respecter les principes énoncés dans le Code type. Cette politique régit le comportement de nos salariés et de nos agents agissant en notre nom. Tous nos employés qui ont accès aux renseignements personnels des débiteurs ont été soigneusement formés sur la manière de traiter ces renseignements. De la même manière, nos nouveaux employés reçoivent une formation sur la vie privée comme élément fondamental de leur orientation initiale. Notre personnel doit signer cette politique de confidentialité et s’engager à la respecter lors du traitement des renseignements personnels des débiteurs. Pourquoi l’ARC peut-elle recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels? Les renseignements personnels auxquels s’applique la présente politique comprennent, sans s’y limiter : :

  • Les coordonnées du débiteur : numéro de téléphone et adresse au bureau et à domicile,
  • Ses actifs, comptes bancaires et tout autre renseignement touchant sa situation financière,
  • Ses parents, voisins et amis, de même que leurs coordonnées,
  • Ses conditions de vie et ses propriétés immobilières,
  • Sa cote et ses antécédents de crédit,
  • son parcours professionnel.

Comment assurons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels?

Les mesures de sécurité de l’entreprise comprennent, sans s’y limiter :

  • Les visiteurs doivent s’inscrire à l’arrivée et signer avant de quitter nos bureaux. Tous les visiteurs sont informés de la nature confidentielle de nos dossiers et ils s’engagent à ne pas tenter de consulter ou d’obtenir de tels documents sans autorisation expresse. Les concierges et le personnel d’entretien sont soumis aux mêmes exigences,
  • L’ARC possède une politique en matière de rangement du bureau en vertu de laquelle le personnel doit ranger sous clef tous les dossiers comportant des renseignements personnels sur les débiteurs à la fin de chaque journée de travail. Le personnel sait également qu’il ne doit pas laisser en vue de tels documents lorsqu’il s’absente,
  • Les documents qui comportent des renseignements personnels sont conservés sous clefs et déchiquetés chaque semaine dans nos bureaux par un tiers fiable,

Les mesures de sécurité physique comprennent, sans s’y limiter, ce qui suit :

  • Les bureaux de l’ARC sont munis d’un système d’alarme,
  • Tous les bureaux, la salle du serveur, les pupitres et les classeurs sont verrouillés après les heures de travail. Des contrôles rigoureux sont en place pour assurer que la distribution des clefs soit limitée,
  • Les sauvegardes quotidiennes sont conservées à un endroit sécuritaire hors de nos bureaux,

Les mesures de sécurité techniques comprennent ce qui suit :

  • L’ARC a fait un investissement substantiel pour se doter de serveurs, d’une banque de données et de technologies de sauvegarde et de sécurité fiables, ainsi que de pare-feu conformes aux normes du secteur afin de protéger vos renseignements,
  • Le serveur sécuritaire de l’ARC est protée par mot de passe et nous donnons à notre personnel des lignes directrices pour la sélection de mots de passe sécurisés,
  • Afin d’éviter tout accès non autorisé, le personnel doit se déconnecter du système lorsqu’il ne l’utilise pas. Si un employé néglige de se déconnecter, un système le déconnecte automatiquement après dix minutes d’inactivité,
  • Seuls les gestionnaires peuvent obtenir un accès sécurisé à distance au système. Les dossiers comprenant des renseignements personnels ne peuvent pas être téléchargés ni imprimés à distance,

Quelle est l’Exactitude de vos Renseignements Personnels?

Si les renseignements personnels que nous détenons sur vous doivent nous permettre de récupérer votre dette, nous devons les garder à jour. Nous comptons toutefois sur les renseignements que nous recevons de nos clients, de tiers et de vous-même. Si, par recoupement de nos sources, nous découvrons qu’un renseignement est périmé, incomplet ou erroné, nous le corrigerons sans tarder dans votre dossier. Nous tentons toujours de vérifier les renseignements personnels que nous possédons avant de les utiliser ou de les divulguer dans le but de recouvrer une créance.

Combien de Temps Conservons-nous vos Renseignements Personnels?

Les renseignements personnels sous forme électronique sont conservés dans notre banque de données pour une période de sept ans à partir de la date à laquelle un compte est attribué, ou à partir de la date de la dernière activité financière ou de la reconnaissance de la dette. Si le dossier a été contesté et un jugement a été rendu, les renseignements électroniques sont conservés pendant vingt ans. Les données deviennent anonymes le premier novembre de l’année qui suit leur prescription juridique. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents dans le but de recouvrer une créance ou que la loi ne nous oblige plus à conserver doivent être supprimés ou rendus anonymes. Lorsque des renseignements personnels ont été utilisés pour intenter une action contre un débiteur, l’ARC les conservera aussi longtemps que dureront les délais de prescription pour fins d’appel. Les dossiers sur papier qui contiennent des renseignements personnels (par exemple, la correspondance du débiteur) sont conservés sous clef dans des classeurs pour un maximum de 6 ans avant d’être déchiquetés. Veuillez prendre note que, lorsque nous supprimons du système des renseignements personnels, des résidus de ces renseignements peuvent temporairement subsister dans un fichier de sauvegarde.

Les Tiers Fournisseurs de Renseignements Personnels Respectent-ils Votre vie Privée?

Nous partageons cette politique de protection des renseignements personnels avec tous nos clients et tiers fournisseurs de renseignements personnels. Lorsque nous divulguons vos renseignements personnels afin de permettre à des tiers fournisseurs de vous identifier, nous nous attendons à ce que ces renseignements soient protégés. Nous invitons fortement les tiers à prendre connaissance de cette politique et à la respecter, à ne pas divulguer les renseignements personnels que nous leur avons fournis, de les conserver de manière sécuritaire et de les détruire une fois qu’ils nous ont fourni les renseignements demandés. Nous imposons dans la mesure du possible cette obligation au moyen de contrats avec les tiers fournisseurs de renseignements personnels.

Avez-Vous Accès à Vos Renseignements Personnels?

You have the right to access any personal information that we have about you, as well as to find out about the uses and disclosures of this information. You can also challenge the accuracy and completeness of the information and have it amended as appropriate. In order to safeguard personal information, a debtor may be required to provide sufficient identification to permit CCA to account for the existence, use and disclosure of personal information and to authorize access to the debtor’s file. Note that in certain situations, CCA may not be able to provide access to all of the personal information it holds about a debtor. Exceptions may include information that contains references to other individuals that cannot be adequately severed so as to protect someone else’s privacy; information that cannot be disclosed for legal, security or commercial proprietary reasons; or information that is subject to solicitor-client or litigation privilege. CCA shall provide the reasons for denying access upon request.

Qui est Responsable?

L’ARC assume la pleine responsabilité de la gestion et de la protection des renseignements personnels qu’elle recueille. Nous avons un agent attitré à la protection des renseignements personnels, à qui incombe l’obligation de se conformer à cette politique. Si vous avez le sentiment que l’ARC ne respecte pas cette politique de protection des renseignements personnels ou si vous vous posez des questions à propos de sa manière de traiter ces renseignements, veuillez communiquer avec:

L’Agent de Protection des Renseignements Personnels
Agence de recouvrement Commun Inc.
11, avenue Progress, bureau 202
Scarborough, Ontario
M1P 4S7

PrivacyOfficer@commoncollections.com

L’ARC enquêtera sur toute plainte relative au respect de la présente politique. Si une plainte est considérée justifiée, l’ARC prendra les mesures nécessaires pour la résoudre, y compris, si nécessaire, réprimander son personnel ou modifier ses politiques et procédures.

En vous offrant cette politique de protection des renseignements personnels, l’ARC s’engage à protéger continuellement les renseignements personnels des débiteurs que traite l’entreprise. Nous rendons disponibles toutes nos politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels. Nous disposons d’une équipe spécialiste de la protection des renseignements personnels qui passe régulièrement en revue nos pratiques relatives au traitement de ces renseignements et participe à leur amélioration. Cette équipe relève de l’agent de protection des renseignements personnels, qui pourra de temps à autre apporter des changements à cette politique pour refléter les pratiques actuelles.

We never make promises that we don’t keep!

Finally…in addition to consistent levels of superior performance, we will never do anything to break the trust that you have given us. Our eye is always on the ball. Your brand and your reputation are safe with us!

Click here